40% ofert kaliskich organizacji DO KOSZA przez błędy formalne – czy z systemem wszystko okej?
Brak parafki na stronie, niedopatrzenie w spisywaniu rodzaju zadania publicznego, przeoczenie pustego pola w ofercie – błędów ludzkich, przez które organizacja pozarządowa z ciekawymi pomysłami może odpaść z konkursu jest multum. Wystarczy często jeden mały błąd (niemożliwy już do poprawienia), który kategorycznie zamyka drogę do realizacji świetnego projektu. Pytanie jednak, czy powszechność występowania powyższych błędów nie świadczy o ułomności systemu, który w Kaliszu jest dość archaiczny.
Formalna pożoga
Niestety Konkurs ofert na realizację w 2022 roku zadań publicznych Miasta Kalisza w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego okazał się być dla 40% kaliskich NGO’sów niemożliwym do przebrnięcia formalnie. Łącznie odpadło 15 z 37 organizacji aplikujących o dofinansowanie[1]. Wśród podmiotów, które popełniły błędy formalne są takie renomowane marki, jak Stowarzyszenie PRO KALISIA, Multi.Art, Fundacja Polska Jutra czy Związek Harcerstwa Polskiego. W 2021 roku zdarzyło się to m.in. Stowarzyszeniu Poza Kadrem oraz Bractwu Rycerskiemu Ziemi Kaliskiej[2]. Jak widać, problem jest powszechny. Pojawia się zatem pytanie, czy system nie powinien ulec zmianie.
Biurokracja a życie
System regulujący relacje między podmiotami funkcjonującymi w życiu publicznym powinien być jak najbardziej prosty i elastyczny. Idealnie widać to w biznesie (a już szczególnie w sektorze małych i średnich przedsiębiorców), gdzie drobne ułomności formalne nie są przyczyną do definitywnego zrywania relacji między kontrahentami. W umowie jest mała pomyłka – w porządku, poprawiamy ją, liczy się przecież treść merytoryczna naszej współpracy.
Niestety w przypadku konkursów ofert drobnej pomyłki formalnej poprawić się nie da. Nie zauważyłeś, że w jednym z pustych pól należy wpisać „Nie dotyczy”? Nie dopisałeś jednego słowa w rodzaju zadania publicznego? Wybacz, jesteś skreślony. Dzieje się tak mimo tego, że nikt nie ma wątpliwości, czego dotyczy oferta. Mimo tego, że błąd formalny nie ma żadnego wpływu na treść merytoryczną wniosku, która powinna być przecież najważniejsza.
Nowe Skalmierzyce mają system internetowy, Kalisz nie
Da się to jednak zmienić. Systemy administracyjne można i należy korygować tak, aby ograniczyć problemy, które występują powszechnie. Odpowiedzią na gros wspomnianych ułomności jest internetowy system składania ofert. Obecnie w Kaliszu oferty składa się na formularzach, które należy wypełniać „ręcznie” w Wordzie, co stwarza multum okazji do tego, aby nawet najbardziej dokładna osoba popełniła błąd. Jak zauważyłem w pierwszym akapicie – zdarza się to także i najlepszym, a co dopiero „raczkującym” organizacjom.
Elektroniczny system funkcjonuje w Poznaniu, Ostrowie Wielkopolskim czy Lesznie. Nawet Nowe Skalmierzyce korzystają obecnie z internetowego generatora wniosków (w ich przypadku jest to Witkac). Efekty? W 2021 roku w skalmierzyckim Konkursie ofert na realizację zadań publicznych, formalnie odpadły tylko 4 z 52 organizacji. Niecałe 8%[3]. Jeszcze korzystniej wygląda sytuacja w przypadku konkursów organizowanych przez Narodowy Instytut Wolności. W konkursach z 2022 roku NOWEFIO oraz PROO kryteriów formalnych nie spełniło tylko ok. 1% organizacji[4]. Można to teraz porównać z 40% odpadających podmiotów w Kaliszu…
Czy kaliskie organizacje pozarządowe są złożone z mniej „ogarniętych” społeczników? Nie. Po prostu system internetowy jest intuicyjny, wiele rubryk formalnych uzupełnia się z rozwijanej listy (nie wpisuje się ich „ręcznie”), a w przypadku drobnych błędów formalnych system nie pozwala złożyć oferty. Ponadto przy wypełnianiu wniosków w pliku Word cały budżet musi być liczony „ręcznie”, a w systemie elektronicznym jest on zliczany automatycznie. To powoduje, że znacznie trudniej jest popełnić drobną omyłkę skreślającą całą pracę nad wnioskiem, której niestety często nie można już poprawić. Dodajmy, że są to omyłki z reguły niemające związku z treścią merytoryczną wniosku.
Musimy niestety zaakceptować, że ludzie to nie maszyny i nawet najbardziej obeznane w tematach prawnych jednostki popełniają drobne błędy. W związku z powyższym proponuję, aby Miasto dokonało internetowej reformy i śladem Nowych Skalmierzyc, Leszna, Ostrowa Wielkopolskiego, Poznania i wielu innych miast zaczęło korzystać z internetowego generatora wniosków, co spowoduje, że liczba organizacji skreślanych przez błędy formalne znacząco spadnie, dzięki czemu podstawowym kryterium odrzucania ofert będą względy merytoryczne, a nie biurokratyczne.
fot. Pixabay
[1] https://www.kalisz.pl/storage/file/core_files/2022/2/10/fa79afe69faaac801eb677aec78a3a1a/Komunikat%202022.pdf
[2] https://latarnikkaliski.pl/dotacje-na-kulture-przyznane-galeria-bezdomna-bez-srodkow/
[3] https://noweskalmierzyce.pl/sites/default/files/attachment/skultura21010716320.pdf
[4] https://niw.gov.pl/ocena-formalna-ofert-zlozonych-w-konkursach-proo-nowefio-rohis-na-rok-2022-zakonczona/
